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合同台账模板：哪些字段必须有，怎么从正文里抽出来
一张能用的合同台账，至少要有五组字段：身份（编号、名称、类型）、主体（我方签约主体、交易方）、金额与付款、期限与履约节点、状态与归档。字段宜少不宜多，每个字段写清口径和谁来填。存量合同可以先用信息抽取从正文里提出候选值，再由人核对后写入台账。
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- Zico 团队
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结论
一张能用的合同台账，至少要有五组字段：合同身份（编号、名称、类型）、签约主体（我方主体、交易方）、金额与付款（总金额、币种、付款节点）、期限与履约（起止日期、到期日、关键交付节点）、状态与归档（当前状态、签署日期、原件位置）。其余字段按业务需要再加，宁少勿多。
台账的难处不在设计表头，而在每个字段长期填得准。下面先给一份字段清单，再说存量合同怎么从正文里把字段抽出来。
必备字段：五组
一、合同身份
- 合同编号：按统一规则生成，一份合同一个号，补充协议挂在主合同下。
- 合同名称：用正文里的标题，不另起名字。
- 合同类型：采购、销售、服务、租赁、劳务、框架协议等，类型决定后面走哪条审批、用哪份审查清单。
二、签约主体
- 我方签约主体：集团有多个法人时必须单列，否则台账分不清是哪家公司的合同。
- 交易方名称：写全称，和营业执照一致。
- 经办部门、经办人：出了问题找谁。
三、金额与付款
- 合同总金额、币种、是否含税。
- 收付方向：收款还是付款。
- 付款节点：按比例还是按里程碑，每个节点的条件和日期。框架协议没有总价，就写「按订单结算」，不要硬填一个数。
四、期限与履约
- 生效日期、终止日期，到期是否自动续期。
- 关键履约节点：交付、验收、质保期满。
- 提前提醒的天数：到期前多少天提醒谁。
五、状态与归档
- 当前状态：起草、审批中、已签署、履行中、已终止。
- 签署日期、签署方式（纸质或电子签）。
- 原件或扫描件的存放位置。
设计台账模板的三条规矩
每个字段写清口径。 「金额」是含税还是不含税，「到期日」按终止日期还是按最后一个付款节点，不写清楚，不同的人会填出不同的数。
每个字段写清谁来填、什么时候填。 合同编号、类型在发起时就定；金额、付款节点在签署前以定稿为准；签署日期、原件位置在签完以后补。
可选字段不要一次加满。 字段越多，漏填越多。先用必备字段跑三个月，再看哪些查询经常要用、却没有字段，再补。
存量合同：从正文里把字段抽出来
建台账最费力的往往是历史合同：几百上千份 Word、PDF 和扫描件，手工一份份录，又慢又容易错。
比较稳的做法是「抽取加核对」：
- 先定字段口径。 把上面的清单定下来，写成一份字段说明。
- 用信息抽取提候选值。 让系统从合同正文里提出当事人、标的、金额、期限、付款节点等字段，正文里找不到的字段单独列出来。
- 人工核对。 经办人或法务逐项核对，重点看金额、期限和付款节点，这几个字段会直接用于对账和到期提醒。
- 写入台账，抽查一遍。 写入后按类型抽查一部分，和原件对一次。
要注意两点：抽取出来的是候选值，不是定稿，不建议默认全部通过；签署以后的扫描件，要和定稿核对一致，台账才对得上真正生效的那一版。
用合同系统管台账有什么不同
Excel 台账的问题是和合同正文是两套东西：正文改了，台账不会跟着改；到期了，也不会有人提醒。
在 Zico（飞沐）合同系统里，台账和合同流程是连在一起的：模板发起时字段回写正文，正文与台账保持一致；签署以后付款、交付和到期节点进入提醒；台账支持搜索，签署扫描件可以和定稿做一致性比对。存量合同可以用 Zico AI 的信息抽取批量提取字段，抽取结果带置信度，低置信度字段提示人工复核，并可定位到合同原文。已经有合同系统或台账的企业，也可以只接入 Zico AI，抽取结果回流到原来的台账。
Zico 合同系统支持私有化部署，按企业情况一客一价。