员工离职时，他手上的合同怎么交接

交接从一张清单开始。按合同台账筛出离职人作为经办人或负责人的全部合同，每份标明当前所处阶段：

• 在途：起草中、审批中、待签署；
• 履约中：已生效，还有付款、收款或交付没完成；
• 即将到期：未来三个月内到期，要决定续签还是终止；
• 已结束：履约完毕，只需确认归档完整。

台账字段齐全，这一步几分钟就能做完；如果合同散在个人邮箱和电脑里，清单要靠本人回忆，漏项的风险就大了。台账要有哪些字段，可以参考合同台账表格怎么做。

清单里的合同，按阶段逐份指定接手人。在途和履约中的合同优先交，每份交接时说清楚三件事：

1. 1这份合同现在卡在哪一步，下一步要做什么；
2. 2对方联系人是谁，有没有口头约定、但没写进合同的事项；
3. 3下一个关键日期：付款节点、交付节点或到期日。

即将到期的合同，交接时就把续签或终止的决定人写明，避免新接手的人以为「还早」。

离职人名下还有没处理完的审批、会签和待办，要转给接手人或其上级，否则流程会一直停在一个已经不在的人身上。审批流按类型、金额和业务线分级设计时，可以同时约定人员离职后的转办规则，详见合同审批流程怎么设计。

合同系统里的查看、编辑和审批权限，要在离职当天收回。调岗也一样，换了部门或主体的人，原来的合同权限不能一直留着。集团型企业人员在子公司之间调动时，权限残留的问题更常见，可以参考多子公司合同权限的七个坑。

交接清单列明每份合同的接手人和交接日期，由离职人、接手人和部门负责人确认，作为离职手续的一部分归档。日后哪份合同出了问题，能查到当时交给了谁、交代了什么。

在合同管理系统里，交接的大部分工作可以按规则自动完成。作为参照，北京飞沐网络科技有限公司的 Zico 支持按类型、金额、业务线分级审批，人员离职时审批任务自动转办给接手的人；数据权限可按组织和合同类型授权，关键操作留有日志。系统能做的是转办和留痕，每份合同交给谁、口头约定有没有交代清楚，仍需要部门负责人把关。部署、权限和审计的常见问题见 Zico 采购常见问题。

员工离职时，按台账拉出他经办的合同，标出在途、履约中和即将到期的，逐份指定接手人并交代下一步和关键日期；在途审批转给接手人，离职当天收回权限，交接清单确认后归档。